En tant que copropriétaire dans un immeuble, vous êtes logiquement invité à l’assemblée générale des copropriétaires. Cette invitation comprend toujours l’ordre du jour de la réunion. Quelle est son importance et que devez-vous savoir à ce sujet ?
Que dit l’invitation ?
L’ordre du jour de l’assemblée générale indique les points qui seront discutés lors de l’assemblée générale. Vous pouvez donc juger l’importance de la réunion en consultant l’ordre du jour. Cela peut influencer votre décision d’y aller ou non, d’envoyer une procuration ou simplement de ne pas y être présent. Cela vous permet également de vous y préparer.
En outre, lors de l’assemblée générale, aucun autre point que ceux inscrits à l’ordre du jour ne peut être discuté. Il peut y avoir une exception à cette règle si tous les copropriétaires sont présents à la réunion et qu’ils sont également tous d’accord pour qu’un sujet précis soit débattu.
De quoi peut-on parler sous le point "divers" ?
De nombreuses assemblées générales comprennent un point "divers". Dans la pratique, les copropriétaires essaient parfois de discuter (et éventuellement de voter) sous cette rubrique toutes sortes de questions qui n’étaient pas explicitement mentionnées à l’ordre du jour.
Sachez que ce genre de procédure n’est pas légal. En effet, vous ne pouvez pas prendre des décisions sous la rubrique "divers" sur des sujets qui ne sont pas à l’ordre du jour. Tout au plus, par le biais du "divers", certaines préoccupations ou commentaires des copropriétaires peuvent être communiqués et discutés, mais ils ne peuvent pas faire l’objet d’un vote et/ou d’une décision.
Qui fixe l’ordre du jour ?
L’assemblée générale annuelle comprendra un certain nombre de points fixes. Par exemple, l’approbation des comptes, la nomination du conseil des copropriétaires et du vérificateur des comptes, la décharge du conseil des copropriétaires, du syndic, etc.
En outre, chaque copropriétaire a également le droit de proposer des sujets à l’ordre du jour. Vous pouvez le faire, par exemple, si vous souhaitez que des travaux d’embellissement soient effectués dans les parties communes de l’immeuble, si vous désirez que des modifications soient apportées au règlement intérieur, etc. Si vous voulez inscrire un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale, vous devez demander au syndic de le faire. Vous pouvez en faire la demande jusqu’à trois semaines avant la première date possible de l’assemblée générale.
Quand recevrez-vous l’invitation ?
La loi prévoit que, en tant que copropriétaire, vous devez recevoir l’ordre du jour en même temps que la convocation à l’assemblée générale. En règle générale (sauf en cas d’urgence), la convocation (avec l’ordre du jour) doit vous être notifiée au moins 15 jours avant la date de la réunion. Cela se fait alors par courrier recommandé, sauf si vous avez expressément accepté par écrit de recevoir l’avis par un autre moyen de communication.
Que pouvez-vous faire si quelque chose est décidé alors que cela n’était pas à l’ordre du jour ?
Si l’assemblée générale a pris une décision sur un sujet qui n’était pas à l’ordre du jour, vous ne devez pas l’accepter. Si vous êtes présent à l’assemblée générale et qu’un sujet qui n’est pas à l’ordre du jour est abordé, protestez et faites également consigner votre commentaire dans le procès-verbal de la réunion. Si un vote a lieu malgré votre protestation, votez contre.
Si le point est quand même discuté et voté, vous pouvez contester la décision de l’assemblée générale devant le juge de paix. Toutefois, vous devez entamer cette procédure dans les quatre mois qui suivent l’assemblée générale.
Jan Roodhooft, avocat (www.advocatenroodhooft.be)
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