Als mede-eigenaar binnen een appartementsgebouw word je uitgenodigd op de algemene vergadering van mede-eigenaars. Bij die uitnodiging zit meteen ook de agenda van de vergadering. Wat is het belang daarvan en wat moet je daarvan weten?
De agenda telt
De agenda van de algemene vergadering geeft aan welke punten er op de algemene vergadering zullen worden besproken. Je kan door de agenda na te kijken meteen zien hoe belangrijk de vergadering is. Dat kan een invloed hebben op je beslissing om al dan niet naar de algemene vergadering te gaan, een gevolmachtigde te sturen of zonder meer niet te gaan. Het laat je ook toe je voor te bereiden.
Op de algemene vergadering kunnen er trouwens geen andere punten besproken worden dan diegene die op de agenda staan. Een uitzondering op die regel kan bestaan als alle mede-eigenaars aanwezig zijn op de vergadering en ze ook allemaal akkoord zijn dat het onderwerp toch wordt behandeld.
Wat kan er besproken worden onder de post ‘varia’?
Op de agenda van heel wat algemene vergaderingen komt een post ‘varia’ terug. In de praktijk wordt wel eens geprobeerd om onder deze noemer alsnog allerhande zaken te bespreken (en eventueel zelfs te stemmen) die niet expliciet vermeld werden op de agenda.
Weet dat een dergelijke werkwijze niet mogelijk is. Het gaat niet op om onder de noemer varia beslissingen te nemen over zaken die niet op de agenda van de algemene vergadering staan. Via de ‘varia’ kunnen hooguit wat bekommernissen of opmerkingen van mede-eigenaars worden meegedeeld en besproken waar echter geen stemming over kan gebeuren en/of beslissing over kan worden genomen.
Wie bepaalt de agenda?
Op de jaarlijkse algemene vergadering zullen sowieso een aantal vaste punten aan bod komen. Denk daarbij bv. maar aan het goedkeuren van de rekeningen, de aanstelling van de raad van mede-eigenaars en de commissaris van de rekeningen, het geven van een kwijting aan de raad van mede-eigenaars, de syndicus en de commissaris enz.
Daarnaast heeft elke mede-eigenaar het recht om ook agendapunten aan te dragen. Dat kan je bijvoorbeeld doen als je zou willen dat er verfraaiingswerken gebeuren aan de gemene delen van het gebouw, als je wijzigingen wil laten aanbrengen aan het reglement van inwendige orde enz . Als je een punt op de agenda van de algemene vergadering wil laten zetten, dan moet je vragen aan de syndicus om daartoe het nodige te doen. Je kan dat vragen tot drie weken voor de eerst mogelijke datum van de algemene vergadering.
Wanneer krijg je de agenda?
De wet zegt dat je als mede-eigenaar de agenda samen moet krijgen met de oproeping voor de algemene vergadering. Het gaat dus niet op dat je de agenda bv. pas krijgt bij het begin van de algemene vergadering. In de regel (tenzij er iets spoedeisend is) moet de bijeenroeping (met de agenda) ten minste vijftien dagen vóór de datum van de vergadering aan jou ter kennis worden gebracht. Dat gebeurt dan met een aangetekende zending, tenzij je uitdrukkelijk en schriftelijk hebt ingestemd om de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen.
Wat kan je doen als er iets beslist wordt dat niet op de agenda staat?
Als de algemene vergadering een beslissing zou nemen over een onderwerp dat niet op de agenda van de algemene vergadering stond, dan hoef je dat niet zomaar te aanvaarden. Ben je aanwezig op de algemene vergadering en komt iets dat niet op de agenda staat aan bod, protesteer dan tegen de gang van zaken en laat je opmerking ook vermelden in de notulen van de vergadering. Wordt er ondanks je protest toch gestemd, stem dan tegen.
Wordt het onderwerp toch behandeld en wordt er ook over gestemd, dan kan je de beslissing in kwestie van de algemene vergadering aanvechten bij de vrederechter. Je moet een dergelijke procedure wel starten binnen de vier maanden na de algemene vergadering.
Jan Roodhooft, advocaat (www.advocatenroodhooft.be)
Open Immovlan