Pouvez-vous donner une procuration à n’importe qui pour voter à votre place lors de l’assemblée générale des copropriétaires ? Devez-vous obligatoirement mettre cette procuration par écrit ? Et comment pouvez-vous vous assurer que la personne mandatée votera réellement conformément à vos souhaits ?
Lorsque vous ne pouvez pas assister vous-même à l’assemblée générale, donner procuration est souvent une solution pratique. Toutefois, certaines règles et précautions méritent votre attention afin d’éviter toute mauvaise surprise…
Vous pouvez choisir la personne
En principe, vous êtes libre de choisir à qui vous accordez une procuration pour l’assemblée générale. Il peut s’agir d’un autre copropriétaire de l’immeuble, d’un locataire occupant un lot dans la copropriété, mais également d’une personne extérieure, comme par exemple un ami, un membre de votre famille ou toute personne de confiance qui acceptera de vous représenter.
Il existe néanmoins deux exceptions importantes à cette règle. Premièrement, vous ne pouvez pas donner procuration au syndic de l’immeuble. La loi interdit en effet que le syndic représente un copropriétaire par procuration lors de l’assemblée générale afin d’éviter tout conflit d’intérêts ou toute influence excessive dans les décisions de la copropriété.
Deuxièmement, la personne à qui vous confiez une procuration ne peut en principe pas accepter plus de trois procurations. Cette limitation vise à empêcher qu’une seule personne concentre trop de pouvoir lors du vote. Il existe toutefois une nuance importante : cette limitation ne s’applique pas si le total des voix dont dispose la personne mandatée, additionné aux voix des copropriétaires qui lui ont donné procuration, ne dépasse pas 10 % du nombre total de voix attribuées à l’ensemble des lots de la copropriété.
Une procuration doit être écrite
Il ne suffit pas de donner une procuration de manière orale. Pour être valable, la procuration doit impérativement être mise par écrit. Dans la pratique, lorsque vous recevez la convocation pour l’assemblée générale, un formulaire de procuration est généralement joint aux documents. Vous pouvez alors simplement compléter ce formulaire et y indiquer clairement le nom de la personne que vous mandatez pour vous représenter.
Il est important de remplir ce document avec précision afin d’éviter toute ambiguïté ! Une procuration donnée pour une assemblée générale est en principe également valable pour l’assemblée générale qui serait organisée ultérieurement si la première réunion n’a pas pu délibérer valablement faute de quorum, sauf si le document prévoit explicitement le contraire.
Indiquez clairement comment voter
Il est fortement recommandé de donner des instructions claires à la personne qui vous représente. En effet, même si vous avez confiance en votre mandataire, il est préférable de préciser explicitement votre position sur les différents points inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Concrètement, vous pouvez par exemple envoyer un e-mail à votre mandataire dans lequel vous indiquez comment voter pour chacun des points figurant à l’ordre du jour : vote favorable, vote contre ou abstention. Cette démarche permet d’éviter toute confusion et garantit que votre voix sera exprimée conformément à vos intentions.
Si la personne mandatée ne respecte pas vos instructions et que vous subissez un préjudice à la suite de ce comportement, vous pouvez engager sa responsabilité. En effet, un mandataire doit rendre compte de la manière dont il exécute sa mission et peut être tenu responsable s’il ne respecte pas correctement le mandat qui lui a été confié.
Jan ROODHOOFT, avocat
www.advocatenroodhooft.be
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