Sur la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires, il est précisé à quel endroit celle-ci se tiendra. Le syndic peut-il choisir librement ce lieu ? Quelles sont les règles qu’il doit respecter ? Notre avocat vous répond !
De nombreuses assemblées générales de copropriétaires se déroulent dans une salle ou dans un café situé à proximité de l’immeuble à appartements. Mais existe-t-il des dispositions légales spécifiques à ce sujet ?
Que dit la loi ?
La loi ne contient aucune disposition qui précise de manière explicite l’endroit exact où les assemblées générales doivent se tenir. En principe, c’est donc le syndic qui choisit le lieu des réunions. Les statuts de l’immeuble peuvent toutefois prévoir certaines règles particulières à cet égard. Il convient donc toujours de les consulter afin de vérifier s’ils imposent des conditions spécifiques quant au lieu de réunion.
La loi prévoit néanmoins que la convocation à l’assemblée générale doit mentionner clairement l’endroit où celle-ci se déroulera. Cette obligation vise à garantir que chaque copropriétaire soit correctement informé et puisse s’organiser en conséquence pour assister à la réunion ou se faire représenter.
Dans l’immeuble ?
Le lieu de la réunion peut parfaitement se situer au sein même de l’immeuble concerné. Ainsi, par exemple, l’un des copropriétaires pourrait mettre son appartement à disposition afin d’y organiser l’assemblée générale. Il est également possible que la réunion se tienne dans les parties communes de l’immeuble, comme dans une éventuelle salle de réunion aménagée à cet effet, voire dans le hall d’entrée, pour autant que cela soit adapté et permette un déroulement correct des débats.
Dans la pratique, le syndic optera cependant souvent pour une salle ou un espace spécialement conçu pour accueillir des réunions, situé à proximité de l’immeuble. Cela peut être une salle communale, une salle polyvalente ou encore un établissement horeca disposant d’un espace approprié. L’objectif est généralement d’assurer un cadre neutre, suffisamment spacieux et confortable pour permettre à tous les copropriétaires présents de participer activement aux discussions et aux votes.
Les frais éventuellement liés à la location d’une telle salle seront intégrés dans les charges de la copropriété. Ils seront donc répartis entre les copropriétaires selon les quotités prévues dans l’acte de base ou dans le règlement de copropriété.
Dans une autre commune ou une autre ville
Strictement parlant, l’assemblée générale ne doit même pas nécessairement se tenir dans la commune ou la ville où l’immeuble est situé. Il est par exemple envisageable que, pour un immeuble situé à la côte, l’assemblée générale se déroule dans la localité où réside la majorité des copropriétaires. Ce genre de situation arrive notamment lorsque de nombreux propriétaires occupent leur bien à titre de résidence secondaire et vivent principalement ailleurs.
Cela étant dit, le choix du lieu ne peut pas être abusif ni rendre la participation excessivement difficile pour certains copropriétaires. Le syndic doit agir de manière raisonnable et veiller à ce que l’endroit choisi ne constitue pas un obstacle injustifié à la présence ou à la représentation des copropriétaires.
Par ailleurs, l’assemblée générale ne doit pas obligatoirement se tenir chaque année au même endroit. Le lieu peut varier d’une année à l’autre, en fonction des circonstances, du nombre attendu de participants ou d’éventuelles contraintes pratiques. L’essentiel est que le choix soit justifié, clairement mentionné dans la convocation et compatible avec le bon fonctionnement de la copropriété.
Jan Roodhooft, avocat (www.advocatenroodhooft.be)
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