Si, en tant que locataire ou bailleur, vous souhaitez signer un contrat de bail, il ne suffit pas de le faire en un seul exemplaire. Combien d’exemplaires sont réellement nécessaires ? Doivent-ils tous être des originaux ? Notre avocat vous répond !
Lorsque vous envisagez de conclure un contrat de bail, il se peut que toute l’administration qui l’accompagne vous décourage quelque peu. Il est alors tentant de penser qu’il serait plus simple de signer le contrat une seule fois et d’en faire ensuite plusieurs copies. Mais est-ce juridiquement autorisé ?
Au moins deux originaux
La loi prévoit que les conventions doivent être établies en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties. Cela signifie concrètement que le contrat de bail que vous concluez doit être rédigé au minimum en deux exemplaires originaux, puisqu’il y a en principe deux parties : le bailleur et le locataire. En outre, chacune des parties doit recevoir un exemplaire original. Il ne suffit donc pas de rédiger un seul original et d’en faire ensuite plusieurs copies, même si celles-ci sont fidèles au document signé. Une simple copie, même parfaitement lisible, ne remplace pas un original signé.
Pour les contrats conclus sous forme électronique, l’exigence selon laquelle le document doit exister en autant d’exemplaires qu’il y a de parties est réputée remplie, si le procédé utilisé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire écrit ou d’y avoir accès à tout moment. Autrement dit, le système employé doit garantir que chacune des parties puisse consulter et conserver le contrat dans des conditions équivalentes à celles d’un document papier original.
Un troisième exemplaire pour l’enregistrement
Dans la pratique, il est fréquent qu’un troisième exemplaire original soit également établi. Celui-ci est alors destiné à l’enregistrement du contrat de bail. L’enregistrement constitue en effet une formalité importante, notamment pour rendre le contrat opposable aux tiers et pour respecter certaines obligations légales.
Afin de prouver le nombre d’exemplaires dans lesquels le contrat a été rédigé et d’attester que chaque partie en a bien reçu un, il est conseillé d’insérer au bas du contrat de bail une mention spécifique, telle que : « Ainsi établi à (lieu), le (date), en 3 exemplaires originaux, dont chaque partie reconnaît avoir reçu le sien, le troisième étant destiné à l’enregistrement. »
Ce genre de clause permet d’éviter toute discussion ultérieure sur le nombre d’originaux établis et sur leur remise effective aux parties concernées.
Quels sont les risques en cas de non-respect ?
Si ces règles ne sont pas respectées, il existe un risque que la validité du bail soit remise en question. En effet, l’absence du nombre requis d’exemplaires originaux peut fragiliser la valeur probante du contrat ! Dans ce cas, il pourrait être nécessaire de démontrer l’existence du bail ainsi que ses modalités par d’autres moyens de preuve, ce qui peut s’avérer plus complexe…
Jan Roodhooft, avocat (www.advocatenroodhooft.be)
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