Veranderen of kiezen van een syndicus voor je mede-eigendom (VME) is meer dan een kwestie van prijs. De kwaliteit van de technische opvolging, de transparantie in de boekhouding, de reactietijd en de juridische expertise maken elke dag het verschil. Hieronder vind je een praktische gids om een keuze te maken die stevig is én verdedigbaar op de algemene vergadering (AV).
De 12 te vergelijken criteria
1) Reactiesnelheid & antwoordtermijnen
Wat is de gemiddelde termijn om mede-eigenaars te antwoorden en een ticket/melding te behandelen (e-mail, extranet, telefoon)? Bestaan er schriftelijke serviceverbintenissen (SLA)?
2) Extranet & transparantie
Een up-to-date extranet voor mede-eigenaars (AV, PV, contracten, schadegevallen, facturen, budgetten) is onmisbaar. Vraag demo-toegang en controleer de updatefrequentie.
3) Heldere boekhouding & budgetten
Eis gedetailleerde staten (gemeenschappelijke kosten, verbruik, verdeling volgens sleutels), een realistische begroting en kwartaalrapporten.
4) Schadebeheer & verzekeringen
Wie meldt, volgt op en onderhandelt met de verzekeraar? Welke termijnen gelden voor expertise en uitbetaling? Vraag concrete cases (voor/na, doorlooptijden).
5) Technische opvolging & preventief onderhoud
Onderhoudsplan, onderhoudskalender, opvolging van opheffing van opmerkingen, historiek van interventies. Kies voor een syndicus die proactief plant, niet alleen herstelt.
6) Regelkennis & veiligheid
Expertise in verplichte controles (liften, elektriciteit, gas, brand), lokale regels en eventueel aanbestedingen. Vraag de voorbeeldprocedures op.
7) Werfopvolging & offerteaanvragen
Een helder proces om offertes te vergelijken, uitvoerders te selecteren, kwaliteit te controleren, op te leveren en waarborgen en inhoudingen te beheren.
8) Governance & voorbereiding van de AV
Gestructureerde agenda, documenten tijdig verzonden, nauwkeurig PV, opvolging van AV-beslissingen. Vraag geanonimiseerde voorbeelden.
9) Team & portefeuillebelasting
Wie is je vaste beheerder? Hoeveel gebouwen beheert die? Is er een back-up bij afwezigheid? Voortgezette opleiding?
10) Erelonen & bijkomende kosten
Vraag een detail: basisforfait, buiten-forfait (schade, werken, extra AV), reële vs. forfaitaire kosten. Mijd vage posten.
11) Prestatie-indicatoren (KPI)
Percentage tickets opgelost binnen de termijn, achterstalratio, budgetrespect, doorlooptijd schade, tevredenheid mede-eigenaars. Vraag de KPI’s van het laatste kwartaal.
12) Referenties & reputatie
Eis vergelijkbare referenties (grootte, gebouwtype), lees beoordelingen (met kritische blik) en bel 1–2 bestaande raden van mede-eigenaars.
5 waarschuwingssignalen die je niet mag negeren
- Onduidelijke erelonen (vage forfaits, “administratieve” kosten zonder plafond).
- Geen extranet of documenten nooit up-to-date.
- Hoge personeelsverloop bij beheerders, geen back-up.
- Trage reactietijden (tickets zonder ontvangst, overbelaste telefoon).
- Geen KPI’s en geen referenties die verifieerbaar zijn voor vergelijkbare gebouwen.
Vergelijkingsraster (klaar voor gebruik)
Criterium | Syndicus A | Syndicus B | Syndicus C | Notities |
---|---|---|---|---|
Antwoordtermijn (uren) | ||||
Extranet (bewijs + updates) | ||||
Kwartaalrapporten boekhouding | ||||
Schadeproces (termijnen, bewijzen) | ||||
Jaarlijks onderhoudsplan | ||||
Regelkennis (elek/gas/brand) | ||||
Offerteaanvragen voor werken (methode) | ||||
AV (agenda, PV, opvolging beslissingen) | ||||
Toegewijd team + back-up | ||||
Erelonen (detail & plafonds kosten) | ||||
Aangeleverde KPI’s (tickets, achterstal, schade) | ||||
Vergelijkbare referenties |
Snelle checklist vóór de stemming op de AV
- 3 offertes vergeleken met bewijsstukken (extranet-demo, rapporten).
- Opdrachtbrief en SLA (termijnen zwart-op-wit).
- Gespecificeerde erelonen, geplafonneerde kosten.
- Genoemd team + back-upcontact.
- KPI’s per kwartaal gedeeld met de raad.
- 2 referenties telefonisch geverifieerd door de raad.
Nuttige bronnen, lijst van syndici in België
FAQ
Moet de prijs criterium nr. 1 zijn?
Nee. Een laag forfait maar zonder diensten (of met niet-geplafonneerde bijkomende kosten) wordt vaak duurder en veroorzaakt vertragingen.
Hoe de kwaliteit controleren vóór je tekent?
Vraag demo-toegang tot het extranet, voorbeeldrapporten en bel 1–2 referenties van vergelijkbare gebouwen.
Kan je van syndicus veranderen tijdens het jaar?
Ja, volgens de contractuele modaliteiten en AV-beslissingen. Voorzie de overdracht van dossiers (boekhouding, contracten, schade).
Ga dus niet te snel
Een goede syndicus bewijst zich via zijn methodes, tools en resultaten. Structureer je offerteaanvraag, meet op 12 criteria, let op de waarschuwingssignalen… zo bescherm je duurzaam de waarde van je mede-eigendom.
Voor meer diepgang: vergelijk methodisch via SyndicusKiezen.be