Hoe kies je een syndicus op basis van 12 criteria (en 5 waarschuwingssignalen)

Veranderen of kiezen van een syndicus voor je mede-eigendom (VME) is meer dan een kwestie van prijs. De kwaliteit van de technische opvolging, de transparantie in de boekhouding, de reactietijd en de juridische expertise maken elke dag het verschil. Hieronder vind je een praktische gids om een keuze te maken die stevig is én verdedigbaar op de algemene vergadering (AV).

building

Snelle samenvatting: vergelijk minstens 3 offertes op basis van een criteriarooster (zie hieronder), eis bewijsstukken (extranet, termijnen, rapporten) en check de 5 waarschuwingssignalen vóór je stemt.

De 12 te vergelijken criteria

1) Reactiesnelheid & antwoordtermijnen

Wat is de gemiddelde termijn om mede-eigenaars te antwoorden en een ticket/melding te behandelen (e-mail, extranet, telefoon)? Bestaan er schriftelijke serviceverbintenissen (SLA)?

2) Extranet & transparantie

Een up-to-date extranet voor mede-eigenaars (AV, PV, contracten, schadegevallen, facturen, budgetten) is onmisbaar. Vraag demo-toegang en controleer de updatefrequentie.

3) Heldere boekhouding & budgetten

Eis gedetailleerde staten (gemeenschappelijke kosten, verbruik, verdeling volgens sleutels), een realistische begroting en kwartaalrapporten.

4) Schadebeheer & verzekeringen

Wie meldt, volgt op en onderhandelt met de verzekeraar? Welke termijnen gelden voor expertise en uitbetaling? Vraag concrete cases (voor/na, doorlooptijden).

5) Technische opvolging & preventief onderhoud

Onderhoudsplan, onderhoudskalender, opvolging van opheffing van opmerkingen, historiek van interventies. Kies voor een syndicus die proactief plant, niet alleen herstelt.

6) Regelkennis & veiligheid

Expertise in verplichte controles (liften, elektriciteit, gas, brand), lokale regels en eventueel aanbestedingen. Vraag de voorbeeldprocedures op.

7) Werfopvolging & offerteaanvragen

Een helder proces om offertes te vergelijken, uitvoerders te selecteren, kwaliteit te controleren, op te leveren en waarborgen en inhoudingen te beheren.

8) Governance & voorbereiding van de AV

Gestructureerde agenda, documenten tijdig verzonden, nauwkeurig PV, opvolging van AV-beslissingen. Vraag geanonimiseerde voorbeelden.

9) Team & portefeuillebelasting

Wie is je vaste beheerder? Hoeveel gebouwen beheert die? Is er een back-up bij afwezigheid? Voortgezette opleiding?

10) Erelonen & bijkomende kosten

Vraag een detail: basisforfait, buiten-forfait (schade, werken, extra AV), reële vs. forfaitaire kosten. Mijd vage posten.

11) Prestatie-indicatoren (KPI)

Percentage tickets opgelost binnen de termijn, achterstalratio, budgetrespect, doorlooptijd schade, tevredenheid mede-eigenaars. Vraag de KPI’s van het laatste kwartaal.

12) Referenties & reputatie

Eis vergelijkbare referenties (grootte, gebouwtype), lees beoordelingen (met kritische blik) en bel 1–2 bestaande raden van mede-eigenaars.

Goed om te weten 💡 Een goede syndicus legt zijn verbintenissen vast in een opdrachtbrief en deelt elk kwartaal een dashboard met de raad.

5 waarschuwingssignalen die je niet mag negeren

  1. Onduidelijke erelonen (vage forfaits, “administratieve” kosten zonder plafond).
  2. Geen extranet of documenten nooit up-to-date.
  3. Hoge personeelsverloop bij beheerders, geen back-up.
  4. Trage reactietijden (tickets zonder ontvangst, overbelaste telefoon).
  5. Geen KPI’s en geen referenties die verifieerbaar zijn voor vergelijkbare gebouwen.
Let op ⚠️ Een fors onder de marktprijs geprijsde offerte leidt vaak tot ondermatige dienstverlening: langere doorlooptijden, geblokkeerde dossiers, verborgen kosten…

Vergelijkingsraster (klaar voor gebruik)

Criterium Syndicus A Syndicus B Syndicus C Notities
Antwoordtermijn (uren)
Extranet (bewijs + updates)
Kwartaalrapporten boekhouding
Schadeproces (termijnen, bewijzen)
Jaarlijks onderhoudsplan
Regelkennis (elek/gas/brand)
Offerteaanvragen voor werken (methode)
AV (agenda, PV, opvolging beslissingen)
Toegewijd team + back-up
Erelonen (detail & plafonds kosten)
Aangeleverde KPI’s (tickets, achterstal, schade)
Vergelijkbare referenties

Snelle checklist vóór de stemming op de AV

  • 3 offertes vergeleken met bewijsstukken (extranet-demo, rapporten).
  • Opdrachtbrief en SLA (termijnen zwart-op-wit).
  • Gespecificeerde erelonen, geplafonneerde kosten.
  • Genoemd team + back-upcontact.
  • KPI’s per kwartaal gedeeld met de raad.
  • 2 referenties telefonisch geverifieerd door de raad.
Opmerking 📝 Voor een complex gebouw (liften, stookplaats, ambitieuze EPB-doelstellingen) kies je beter voor een syndicus die gewoon is aan jouw type gebouw dan voor een generalist.

Nuttige bronnen, lijst van syndici in België

FAQ

Moet de prijs criterium nr. 1 zijn?

Nee. Een laag forfait maar zonder diensten (of met niet-geplafonneerde bijkomende kosten) wordt vaak duurder en veroorzaakt vertragingen.

Hoe de kwaliteit controleren vóór je tekent?

Vraag demo-toegang tot het extranet, voorbeeldrapporten en bel 1–2 referenties van vergelijkbare gebouwen.

Kan je van syndicus veranderen tijdens het jaar?

Ja, volgens de contractuele modaliteiten en AV-beslissingen. Voorzie de overdracht van dossiers (boekhouding, contracten, schade).


Ga dus niet te snel

Een goede syndicus bewijst zich via zijn methodes, tools en resultaten. Structureer je offerteaanvraag, meet op 12 criteria, let op de waarschuwingssignalen… zo bescherm je duurzaam de waarde van je mede-eigendom.
Voor meer diepgang: vergelijk methodisch via SyndicusKiezen.be

✨ Zoek je naar jouw droomwoning of wil je jouw vastgoed verkopen? Ontdek onze vastgoedzoekertjes-website, de ultieme bron om vastgoed in België te vinden en te verkopen! 🎯 🏡 💼